Cyfryzacja to proces, który w dzisiejszych czasach jest nieodłącznym elementem rozwoju i funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) również powinny dostosować się do nowych wymagań rynku i zacząć inwestować w cyfryzację swoich procesów biznesowych. W tym wpisie skupimy się na przykładach zastosowań cyfryzacji oraz narzędziach do oceny dojrzałości cyfrowej firm. W kolejnym wpisie przeanalizujemy dostępne źródła finansowania cyfryzacji w MŚP.
Jakie zastosowanie ma cyfryzacja w firmie?
Cyfryzacja ma wiele zastosowań w biznesie i może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych pozwala na zwiększenie efektywności pracy, oszczędność czasu i pieniędzy oraz na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów cyfryzacji procesów w MŚP:
- Automatyzacja procesów biznesowych – dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi informatycznych, przedsiębiorcy mogą zautomatyzować wiele procesów biznesowych, takich jak np. fakturowanie, zarządzanie magazynem czy obsługa klienta. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy oraz na zwiększenie efektywności pracy.
- Wdrożenie e-commerce – e-handel to dziedzina, która rozwija się bardzo dynamicznie i oferuje wiele możliwości dla przedsiębiorców. Dzięki wdrożeniu sklepu internetowego, przedsiębiorcy mogą dotrzeć do szerszego grona klientów, zwiększyć sprzedaż oraz usprawnić procesy związane z obsługą zamówień.
- Wdrożenie systemów CRM – systemy CRM (Customer Relationship Management) pozwalają na efektywne zarządzanie relacjami z klientami. Dzięki zastosowaniu systemów CRM, przedsiębiorcy mogą lepiej poznać swoich klientów, dostosować ofertę do ich potrzeb oraz zwiększyć lojalność klientów.
- Wdrożenie systemów ERP – systemy ERP (Enterprise Resource Planning) pozwalają na kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Dzięki zastosowaniu systemów ERP, przedsiębiorcy mogą zintegrować procesy biznesowe, zwiększyć efektywność pracy oraz uzyskać lepszą kontrolę nad finansami i zasobami przedsiębiorstwa.
- Wdrożenie systemów do zarządzania projektami – systemy do zarządzania projektami pozwalają na efektywne zarządzanie projektami, w tym na planowanie, monitorowanie i kontrolowanie postępów prac. Dzięki zastosowaniu systemów do zarządzania projektami, przedsiębiorcy mogą zwiększyć efektywność pracy, zminimalizować ryzyko opóźnień oraz uzyskać lepszą kontrolę nad kosztami projektów.
- Wdrożenie systemów do zarządzania dokumentami – systemy do zarządzania dokumentami pozwalają na efektywne zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie. Dzięki zastosowaniu systemów do zarządzania dokumentami, przedsiębiorcy mogą zwiększyć efektywność pracy, zminimalizować ryzyko utraty dokumentów oraz uzyskać lepszą kontrolę nad dokumentacją przedsiębiorstwa.
Kolejnym przykładem zastosowania technologii cyfryzacji w MŚP, są rozwiązania chmurowe, big data i sztuczna inteligencja (AI). Dzięki zastosowaniu tych technologii, przedsiębiorcy mogą zwiększyć efektywność pracy, zminimalizować koszty oraz uzyskać lepszą kontrolę nad swoim biznesem. Krótkie opisy tych rozwiązań zamieszczamy poniżej:
- Rozwiązania chmurowe pozwalają na przechowywanie i przetwarzanie danych w chmurze, co korzystnie wpływa na oszczędność kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem własnej infrastruktury IT. Dzięki rozwiązaniom chmurowym, przedsiębiorcy mogą mieć dostęp do swoich danych z dowolnego miejsca i urządzenia, co zwiększa mobilność i elastyczność pracy.
- Big data to duże wolumeny danych, które przedsiębiorcy mogą pozyskać z różnych źródeł, takich jak np. urządzenia IoT, media społecznościowe czy strony internetowe. Dzięki analizie big data, przedsiębiorcy mogą poznać lepiej swoich klientów, dostosować ofertę do ich potrzeb oraz zwiększyć efektywność działań marketingowych.
- Sztuczna inteligencja (AI) to dziedzina, która rozwija się bardzo dynamicznie i oferuje wiele możliwości dla przedsiębiorców. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji, przedsiębiorcy mogą zautomatyzować wiele procesów biznesowych, takich jak np. obsługa klienta czy zarządzanie magazynem. Sztuczna inteligencja pozwala również na analizę dużych wolumenów danych oraz na tworzenie prognoz i modeli biznesowych.
Dlaczego warto inwestować w cyfryzację firmy?
Cyfryzacja pozwala przede wszystkim na zwiększenie efektywności i jakości pracy, a także na oszczędność czasu i pieniędzy. Jednocześnie pozwala na automatyzację wielu procesów, co z kolei przekłada się na szybsze i bardziej precyzyjne działanie firmy.
Warto także zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, które są związane z cyfryzacją MŚP. Oto one:
- Cyfryzacja to nie tylko wprowadzenie nowych technologii, to również zmiana kultury organizacyjnej i sposobu myślenia w firmie. Właściciele i menadżerowie MŚP muszą zrozumieć, że cyfryzacja to proces ciągły i wymagający stałego doskonalenia.
- Zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem. Małe firmy są często łatwym celem dla cyberprzestępców, którzy wykorzystują słabe zabezpieczenia i brak wiedzy pracowników na temat zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem. Dlatego tak ważne jest inwestowanie w edukację i szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi i procedur zabezpieczających.
- Warto zwrócić uwagę na to, że cyfryzacja to nie tylko inwestycja finansowa, ale również inwestycja w ludzi. Właściciele i menadżerowie MŚP powinni zrozumieć, że to pracownicy są kluczowymi elementami procesu cyfryzacji. Dlatego tak ważne jest inwestowanie w szkolenia i rozwój pracowników oraz w budowanie kultury organizacyjnej, która sprzyja innowacyjności i ciągłemu doskonaleniu.
Warto zatem zacząć działać już teraz i inwestować w cyfryzację swojej firmy. Od czego zacząć? Dzięki wymienionym poniżej narzędziom, można dokładnie ocenić poziom cyfryzacji firmy i wdrożyć odpowiednie rozwiązania, które pozwolą na osiągnięcie sukcesu na rynku.
Jak ocenić poziom cyfryzacji w firmie?
Skorzystaj z jednego z dostępnych narzędzi:
Test dojrzałości cyfrowej – dla małych i średnich firm, raczej usługowych
Firma Bezpieczna Cyfrowo – cyberbezpieczeństwo.
Weryfikator kompetencji cyfrowych – firmy sektora Przemysłu 4.0.
Test AIMIND – sztuczna inteligencja.
Digital Maturity Assessment – firmy i organizacje nonprofit.
Skaner ADMA – produkcyjne MŚP.
Dzięki narzędziom do oceny cyfryzacji, przedsiębiorstwa mogą precyzyjnie ocenić swój poziom dojrzałości cyfrowej i dostosować strategię do osiągnięcia sukcesu na rynku.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Cyfryzacja MŚP to nie tylko inwestycja w technologie, lecz także w ludzi i kulturę organizacyjną. Właściciele i menadżerowie powinni zrozumieć, że jest to proces ciągły, wymagający stałego doskonalenia. Zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem wymagają uwagi, a inwestycje w edukację pracowników są kluczowe dla skutecznego przeciwdziałania zagrożeniom. Jest jeszcze jedna zasada, która powinna towarzyszyć transformacji cyfrowej w MŚP, jest nią zasada „human first„. Oznacza to, że w procesie cyfryzacji należy stawiać człowieka na pierwszym miejscu, a nie technologię. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni kierować się potrzebami swoich klientów i pracowników, a nie tylko możliwościami technologicznymi. Wdrażając nowe rozwiązania cyfrowe, przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę na to, jakie korzyści przyniosą one ich klientom i pracownikom oraz jakie będą miały wpływ na ich codzienną pracę. Dzięki zastosowaniu zasady „human first”, przedsiębiorcy mogą zwiększyć zaangażowanie swoich pracowników, poprawić jakość obsługi klienta oraz zwiększyć lojalność klientów. Warto zatem pamiętać, że technologia powinna służyć człowiekowi, a nie odwrotnie.
Konsultant Enterprise Europe Network